نحوه بایگانی کردن اسناد حسابداری

نحوه بایگانی کردن اسناد حسابداری

در این پست یکی از مهمترین وظایف یک حسابدار را شرح می دهیم . مهم از آن جهت که دسته بندی و مرتب سازی اسناد اولا برای دسترسی سریع به سند ها هنگام بررسی مجدد و یا پیدا کردن یک سند و تسریع زمان جستجو مهم می باشد و دوما همه محصلان حسابداری کم و بیش با نحوه ثبت زدن اسناد آشنایی دارند ولی از نحوه بایگانی کردن اسناد می توان به سابقه یک حسابدار پی برد . 
ذکر این نکته که بایگانی کردن بیشتر سلیقه ای بوده اما در همین نیز یکسری قوانین وجو دارد ما در اینجا قوانین نانوشته بایگانی اسناد را بیان می کنیم .
بایگانی اسناد برای نظم دادن به سندها و ضمائم انها انجام می شود برای این کار سند حسابداری را پرینت گرفته و تمامی ضمائم را به ترتیب از ثبت آخر به اول روی هم می گزاریم ، سعی شود برگه ها مرتب باشد و هیچ یک از ضمیمه ها از کاغذ رویی بیرون نزند و همه  مرتب و یکسان و یکدست باشند در ضمن جوری منگنه شده باشد که هنگام بررسی سند و ضمائم بتوان به راحتی آنها را برگ زد ( برای منگنه زدن بهتر است بالا گوشه سمت چپ را منگنه کرد زیرا شرح و مشخصات فاکتور های ضمائم بدرستی قابل رویت می باشد ) 
نکته : به هیچ وجه اسناد را در کاور پلاستیکی قرار  ندهید 
برای پانچ کردن اسناد پس از منگنه زدن اسناد به شرح بالا از سمت چپ اسناد پانچ می کنیم و در زونکن قرار می دهیم .

بهتر است برای اسناد یک سال از یک رنگ زونکن استفاده کنید و رنگ های مختلف را در یک سال استفاده نکنید .

از زونکن هایی که جنس خوبی ندارند و به راحتی خم می شوند به هیچ وجه استفاده نکنید زیرا خم شدن زونکن به نوعی تازه کار بودن را نشان می دهد .

برای بایگانی کردن مدارک مربوط به حقوق و دستمزد و یا پوشه پرسنلی افراد بهتر است از دیوایدر ( جدا کننده ) کاغذی استفاده کنید و پس از نوشتن عناوین مربوط به هر شخص یا هر ماه در زونکن بگذارید .
نکته : پس از پانج و قرار دادن اسناد در زونکن همگی باید از نظر عمودی و افقی یکسان باشند و بیرون زدگی نداشته باشند .
نحوه بایگانی کردن اسناد نشان دهنده حرفه و یا مبتدی بودن یک حسابدار می باشد پس سعی کنید به نحو احسن اسناد را مرتب کرده و بایگانی نمایید . 
اگر در شرایطی هستید که کارآموز دارید بهتر است به نحوه بایگانی کردن سند ها حساس باشید زیرا آینده کارآموز به این کار بستگی دارد .

 

 

مطالب مرتبط