مفهوم تنخواه و حسابداری تنخواه

مفهوم تنخواه و حسابداری تنخواه

 در اکثر شرکتها و موسسات همواره نياز مبرمي به پرداخت هزينه ها و تهيه کالا و مواد مصرفي وجود دارد. به منظور ايجاد سهولت و تسريع در امرفوق، اين گونه پرداختها از محل وجوه تنخواه‌گردان صورت مي‌پذيرد. البته بايد توجه داشت در برخي موارد، پرداختها جنبه فوريت دارند يا دسترسي به امکانات بانکي ميسر نباشد، جهت پرداخت اقلام عمده نيز روش تنخواه‌گردان مورد استفاده قرار مي‌گيرد. که در اين صورت چنانچه پرداختهاي فوق الذکر از طريق بانک انجام گردد، به لحاظ تعدد پرداختها، اين امر باعث اتلاف وقت، پيچيدگي و ايجاد هزينه هاي اضافي ثبت و نگهداري مدارک خواهد شد.


تعريف تنخواه گردان:

( تنخواه دار )مسئول تنخواه گردان کيست؟
فردی که مبلغ مشخصی پول نقد (تنخواه ) مؤسسه در اختیار او می باشد و با داشتن اعتقاد به خدا و التزام قلبی در حفظ و نگهداری وجوه نزد خود کوشا بوده و از هرگونه استفاده از وجوه نقد نزد خود، به جز در راستای اهداف مؤسسه پرهیز می کند. پرداخت هزینه های جزئی مؤسسه بر عهده وی بوده و باید بداند استفادۀ نابه جا و نادرست،
خیانت در امانت محسوب می گردد، و این عمل برخلاف رفتار حرفه ای یک حسابدار می باشد.

تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت و از پيش تعيين شده که بصورت نقد يا موجود در بانک (حساب شخص مسئول تنخواه گردان) متناسب با حجم پرداختهاي نقدي شرکت جهت انجام خريد يا هزينه هاي جزئي در اختيار متصدي گذارده مي شود که پس از مدت معيني (زمان حد واريز) يا صرف ميزان معيني از وجوه فوق(مبلغ حد واريز) مطابق جمع هزينه هاي انجام شده براساس صورت خلاصه تحويلي، به وي بازپرداخت مي‌گردد.
هدف از ايجاد تنخواه گردان:
با توجه به مقدمه فوق ، اهداف اصلي ايجاد تنخواه گردان را مي توان بشرح ذيل خلاصه نمود :
الف – ايجاد سهولت و تسريع در امر پرداخت
ب – کاهش حجم و هزينه عمليات پرداخت از طريق بانک
ج - افزايش ميزان کنترل وجوه نقد
1- انواع تنخواه گردان:
مسئول تنخواه گردان براساس سياستهاي داخلي و نياز مديريت عموما" به يکي از دو صورت زير انجام وظيفه مي نمايد.
الف – مسئول تنخواه گردان خود انجام دهنده هزينه ها و خريدهاي مربوطه است که در اين صورت جهت پرداختها برگ پرداخت خاصي در نظر گرفته نمي شود و اسناد خريد يا هزينه خود مبناي تهيه صورتخلاصه پرداختهاي تنخواه گردان قرار مي گيرد. تنخواه گردان نزد ماموران خريد، در اين طبقه بندي قرار مي‌گيرد.
ب – مسئول تنخواه گردان صرفا" پرداخت کننده است و انجام عمليات خريد يا هزينه در حيطه وظايف وي نمي باشد. در اين صورت جهت کليه پرداختها فرم برگ پرداخت صادر مي گردد و بر اين اساس صورتخلاصه پرداختهاي تنخواه گردان تهيه مي شود. تنخواه گردان موجود در اداره حسابداري از اين نمونه مي باشد.
بايد توجه داشت که صورت خلاصه هاي فوق الذکر فقط هنگام رسيدن به حد واريز و هم چنين در پايان ماه تهيه يا تکميل و ارائه مي‌گردند.
2- روش ايجاد تنخواه گردان:
- همانطور که در مقدمه ذکر شده تنخواه گردان به منظور خريد اجناس و خدماتي که بهاي آنها کمتر از مبلغ معيني است ايجاد مي شود. (البته ماهيت پرداخت هاي مجاز از محل تنخواه گردان بايستي دقيقا" مشخص گردد.)
- عموما" ميزان تنخواه گردان براساس حجم احتياجات شرکت براي مدت معيني تعيين مي گردد. بنابراين هنگام ايجاد تنخواه گردان نکات زير حائز اهميت مي باشد:
الف – تعيين ميزان وجه نقد مورد نياز در روز
ب – برآورد دوره تنخواه گردان (فاصله زماني بين دو درخواست واريز هزينه هاي انجام شده)
ج – برآورد مدت واريز (مدتي که بازپرداخت هزينه هاي تنخواه گردان بطول مي انجامد)
- جهت انجام امر فوق ضروري است که ابتدا مسئولين امور هدف از ايجاد تنخواه گردان و ماهيت پرداختهاي آن را تعيين نموده و بر اين اساس ميزان مخارج روزانه قابل پرداخت از محل تنخواه گردان را برآورد نمايند سپس مشخص گردد که دوره تنخواه گردان مورد نظر مديريت معادل چند روز مي باشد. در همين حال لازم است که مدت واريز تنخواه گردان نيز مشخص گردد. از حاصلضرب متوسط مخارج روزانه در دوره تنخواه گردان و مدت واريز ميتوان به ميزان
وجه مورد نياز جهت ايجاد تنخواه گردان دست يافت.
- عموما" پرداختهاي تنخواه گردان داراي دو حد مجاز مي‌باشد:
الف – حد مجاز اوليه: حد مبالغي مي باشد که مستقيما" توسط مسئول تنخواه‌گردان و بدون اخذ تاييد از مقام بالاتر قابل پرداخت مي‌باشد.
ب – حد مجاز ثانويه: حد مبالغي است که از ميزان حد مجاز اوليه تجاوز کرده باشد که توسط تنخواه‌گران و فقط پس از تصويب مقام ذيصلاح قابل پرداخت خواهد بود.
پس از تعيين مبلغ تنخواه گردان وجه مزبور در مقابل اخذ تضمين کافي در اختيار مسئول تنخواه‌گردان قرار مي‌گيرد. در صورتيکه مبلغ مزبور به حساب بانکي متصدي تنخواه گردان واريز گردد ، بايد توجه داشت که حساب شخصي او با حساب تنخواه مشترک نباشد.
3- روش پرداخت تنخواه گردان:
  پرداخت موقت(علي الحساب):
در صورتي که مسئول تنخواه گردان صرفا" پرداخت کننده باشد و نياز به پرداخت علي الحساب وجود داشته باشد، به ازاء هر پرداخت برگ علي الحساب تنخواه گردان توسط متصدي تنخواه گردان صادر مي‌گردد. اين اقلام در حسابها درج نگرديده و تا هنگام تسويه نهائي بعنوان قسمتي از موجودي تنخواه گردان تلقي مي‌شود. بايد توجه داشت که پرداخت موقت در صورتيکه مدت استرداد وجه طولاني باشد مناسب نمي‌باشد، زيرا در اين صورت وجوه نقد تنخواه گردان از جريان خارج شده و قابل استفاده نخواهند بود.
پرداخت قطعي:
غير از پرداخت علي الحساب به شرح بالا، ساير پرداختهاي تنخواه گردان درمقابل اسناد و مدارک ارائه شده پرداخت قطعي تلقي خواهند شد.
4- رسيدگي اسناد در عمليات تنخواه گردان:
اسناد قابل پرداخت از طريق تنخواه گردان بطور کلي در دو مرحله رسيدگي مي گردند:
1-4 قبل از پرداخت:
رسيدگي اسناد قبل از پرداخت تنخواه گردان با توجه به نوع تنخواه گردان و محل فعاليت تنخواه گردان بصورتهاي گوناگون بشرح زير انجام مي پذيرد:
الف – مسئول تنخواه گردان خود انجام دهنده هزينه نيز مي باشد. رسيدگي در اين حالت صرفا" بصورت شناخت و آگاهي مسئول تنخواه گردان از ماهيت پرداخت مي باشد.
ب – مسئول تنخواه گردان صرفا"پرداخت کننده است. صورت شناخت و آگاهي مسئول تنخواه گردان از ماهيت پرداخت مي باشد.
در اين حالت در صورتيکه محل فعاليت مسئول تنخواه گردان خارج از اداره حسابداري باشد بهنگام دريافت اسناد قابل پرداخت، رسيدگيهاي لازم را براساس ضوابط موجود در شرکت اعمال نموده و اقدام به پرداخت مي نمايد.
در صورتيکه محل فعاليت مسئول تنخواه گردان در اداره حسابداري باشد، رسيدگي به دو صورت مي تواند انجام پذيرد:
1) بصورت تشريح شده در قسمت الف اين بند
2) اسناد جهت رسيدگي ابتدا به دايره رسيدگي حسابداري ارائه شده و پس از تائيد صحت آنها جهت پرداخت به مسئول تنخواه گردان ارائه مي گردند.
2-4 بعد از پرداخت و به هنگام وايز:
اسناد پرداخت شده از طريق تنخواه گردانها به انضمام صورتخلاصه مربوطه جهت واريز به دايره رسيدگي حسابداري ارائه مي گردند. در اين مرحله دايره رسيدگي براساس ضوابط تعيين شده در آئين نامه رسيدگي، بررسيهاي لازم را بعمل آورده و پس از تائيد صحت عمليات، اسناد را جهت واريز به دايره دريافت و پرداخت ارسال مي نمايد. بديهي است در اين مرحله از رسيدگي، اسنادي که قبلا توسط دايره رسيدگي بررسي شده و حاوي مهر و امضاء مربوطه مي باشد، نياز به بررسي عمقي مجدد نداشته و فقط ضروري است اطمينان حاصل شود که پرداخت منطبق با اسناد رسيدگي شده انجام پذيرفته است.
 5- ثبت عمليات تنخواه گردان در دفاتر مالي :
- هنگام ايجاد تنخواه گردان به ميزان مبلغ پرداختي حساب متصدي تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک پرداخت کننده بستانکار مي شود.
- روش ثبت تنخواه گردان بدينگونه است که ابتدا به ميزان جمع مبلغ تنخواه گردان به بستانکار حساب تنخواه گردان منظور شده و حسابهاي مربوطه حسب مورد بدهکار مي گردند، سپس بهنگام واريز، جمع مبالغ پرداختي به بستانکار حساب بانک ثبت شده و حساب تنخواه گردان مربوطه بدهکار مي‌شود.
- نظر به اينکه واگذاري امور چند تنخواه‌گردان به عهده يک شخص باعث ضعيف شدن کنترلهاي مربوطه مي‌گردد لذا مناسب است که افراد مسئوليت بيش از يک تنخواه‌گردان را عهده دار نگردند.
- ميزان تنخواه پرداختي پس از اخذ مجوز از مديريت امور مالي در ابتداي سال ميسور مي باشد.
- کليه تنخواه داران از بين مستخدمين رسمي انتخاب شوند.
- جهت ايجاد تنخواه گردان يا انجام هرگونه تغييرات فرم برگ درخواست ايجاد / تغيير تنخواه‌گردان تنظيم مي شود که به پيوست اين آئين‌نامه مي‌باشد.

حسابداری تنخواه

زمانی که مبلغی به عنوان تنخواه به تنخواه گردان پرداخت شود ثبت زیر در دفتر زده می شود.

               حساب تنخواه گردان   5،000،000

                                                     حساب بانک  5،000،000

             بابت پرداخت تنخواه به تنخواه گردان

زمانی که تنخواه گردان مبلغی را هزینه کرد ثبت زیر در دفتر زده می شود.

             هزینۀ آب و برق   870،000

             هزینۀ ملزومات    365،000                   

                                              تنخواه گردان    1،235،000

           بابت پرداخت هزینه ها از محل تنخواه

زمانی که تنخواه تمدید گردد ثبت زیر در دفتر زده می شود.

            حساب تنخواه گردان   2،000،000

                                          حساب بانک   2،000،000

          بابت تمدید حساب تنخواه گردان