مفهوم اسناد پرداختنی

مفهوم اسناد پرداختنی

تعریف اسناد پرداختنی و ماهیت آن:

به تعهدات ایجاد شده برای یک مؤسسه در قبال اخذ وجه نقد و یا دریافت کالا یا خدمات بدهی می گویند . پرداخت بدهی می تواند نقدی، با انتقال دارایی ها و یا انجام خدمات تسویه گردد. برخی از بدهی ها عبارت اند از:
اسناد پرداختنی: اسناد تجاری که از سوی مؤسسه به واسطۀ دریافت کالا یا خدمات صادر شده است.
حساب های پرداختنی: بدهی های مؤسسه به دیگران بابت خرید نسیه دارایی یا دریافت خدمات ازدیگران که ایجاد شده است.

وام پرداختنی: میزان بدهی مؤسسه بابت استقراض منابع مالی از اشخاص حقیقی یا حقوقی )بانک ها ومؤسسات اعتباری و ...(
پیش دریافت ها: وجوهی که بابت ارائه خدمات یا کالا در آینده، از مشتریان دریافت شده است.

در زیر به تشریح اسناد پرداختنی می پردازیم.

اسناد پرداختنی به صورت ساده به چک های صادره از حساب بانکی افراد یا شرکت ها در وجه سایرین گفته می‎شود. پرداخت این اسناد می تواند به دلیل پیش پرداخت، پرداخت اجاره، پرداخت مالیات، خرید مواد و کالا انجام شود. ماهیت اسناد پرداختنی بستانکار می باشد.

اصطلاح حساب های پرداختنی به بدهی های ناشی از خرید کالا و خدمات ، در جریان عادی تجارت گفته می شود . که شامل ، خرید نسیه کالا ، مواد اولیه ، دارایی های ثابت و اثاثه اداری است .

بدهی های بهره دار نباید جزء حساب های پرداختنی طبقه بندی شود ، بلکه باید جداگانه و تحت عنوان های اوراق قرضه ، اسنادپرداختنی ، وام های با وثیقه یا قراردادهای اقساطی نشان داده شود .

 هدف از اسناد پرداختنی و موارد ثبت:
   هدف از حساب     :  این حساب میزان تعهدات شرکت که ناشی از خرید کالا و خدمات موضوع فعالیت اصلی شرکت می باشد را نشان می دهد.

   موارد ثبت           :  بهنگام خرید کالا و خدمات مرتبط با فعالیت اصلی شرکت که انتظار می رود در چرخه عملیات عادی شرکت یا یک سال  هرکدام طولانی تر باشد تسویه گردد و همچنین تسویه این تعهدات از محل دارائیهای جاری این حساب مورد ثبت قرار میگیرد.

   اقلام مندرج و حسابهای متقابل

                   اقلام قابل درج در این حساب بشرح زیر میباشند :
                  بستانکار  :  مبالغ مربوط به خرید کالا و خدمات در این حساب بستانکار و حسابهای هزینه های خرید مواد و کالا و سایر هزینه های عملیاتی حسب مورد سایر حسابها بدهکار  می گردد.

                   بدهکار   :  مبالغ پرداختی به فروشندگان کالا و خدمات در این حساب بدهکار و حساب موجودی نقد و یا حسب مورد سایر حسابها  بستانکار می گردد .

برای ثبت اسناد پرداختنی و صدور اسناد پرداختنی مانند چک ، نرم افزار صدور چک را مطالعه فرمائید .

   سایر نکات :

1-   حسابهای پرداختنی و دریافتنی قابل تهاتر با یکدیگر نمی باشند مگر اینکه مجوز قانونی و توجیه منطقی در این زمینه وجود داشته با شد.

2-   حسابهای پرداختنی تجاری با پیش دریافتها تحت هیچ شرایطی نبایستی یک کاسه شوند زیرا حسابهای پرداختنی تجاری معرف تعهدات شرکت مبنی بر پرداخت وجه در سال مالی آتی است در صورتی که پیش دریافتها معرف تعهدات واحد تجاری مبنی بر تحویل کالا در سال مالی آتی می باشد.

3-   در مواقعی ممکن است به دلیل عدم پرداخت به موقع پیش پرداخت رقم پیش پرداخت در بدهکار حساب پیش پرداختها و بستانکار حساب  حسابها و اسناد پرداختنی (خواه تجاری یا غیر تجاری ) منظور گردد این ثبت به هیچ وجه با اصول حسابداری منطبق نمی باشد و تورم دارائیها و بدهیها را به دنبال خواهد  داشت.

4-   در صورتی که شرکت جهت انجام پیش پرداخت مبادرت به صدور چکهای مدت دار یا سایر اسناد پرداختنی بلند مدت نماید ثبت اینگونه اسناد نیز در حسابهای اسناد پرداختنی و پیش پرداختها صحیح نمی باشد در چنین حالتی بایستی ثبت انتظامی صادر و در سررسید اسناد ثبت انتظامی برگشت و ثبت پیش پرداخت انجام پذیرد.

5-   حسابها و اسناد پرداختنی تجاری ارزی بایستی در پایان هر سال مالی بر اساس نرخ رسمی ارز مربوطه تسعیر و سود و زیان حاصل در سر فصل اندوخته سود و زیان تسعیر نرخ ارز ثبت شود.

 

سایر بدهی ها :

علاوه برحساب هاي پرداختني ، ساير اقلامی كه به عنوان بدهي‌هاي جاري طبقه بندي مي گردد ، عبارت است از :

1-    كسور (قانوني) حقوق و دستمزد كاركنان ( مانند : ماليات هاي تكليفي و بيمه سهم كاركنان )

2-    ماليات فروش

3-    حقوق و دستمزد مطالبه نشده

4-    سپرده هاي مشتريان

5-    هزينه هاي تحقق يافته پرداخت نشده

 

1- كسور قانوني حقوق و دستمزد كاركنان :

از مهم‌ترين نمونه‌هاي كسور حقوق و دستمزد ، حق بيمه سهم كاركنان و ماليات بر درآمد است . اگر چه مقامات دولتي فرم ويژه‌اي را براي ثبت و ضبط اين اقلام تعيين نكرده‌اند ، اما نسبت به تهيه مدارك مربوط به مبالغ ثبت شده و مبالغ كسر شده ازحقوق و دستمزد كاركنان تأكيد دارند . ماليات‌هاي كسر شده از كاركنان كه در تاريخ ترازنامه هنوز به وزارت دارايي پرداخت نشده ، يك بدهي است كه حسابرسان بايد آن را بازبيني كنند . اغلب مبالغي بابت حق عضويت در اتحاديه‌ها ، امور خيريه ، طرح هاي بازنشستگي ، بيمه عمر و حوادث ، پس انداز و ... نيز از حقوق و دستمزد كاركنان كسر مي شود .

2- ماليات فروش:

در بيشتر ايالات آمريكا ، واحدهاي تجاري بايد ماليات مقرر بر فروش كالاهاي خود را از خريدار وصول كنند . اينگونه ماليات‌ها به عنوان هزينه واحد تجاري نمي باشد و خرده فروشان تنها به عنوان عامل وصول ماليات عمل مي كنند . مادامی که این مالیات های وصول شده به مقامات مالیاتی کشور تحویل نشده است ، یک بدهی جاری واحد تجاری می باشد .

3- حقوق و دستمزد مطالبه نشده :

حقوق و دستمزد مطالبه نشده ماهيتاً سوء استفاده پذير است . از اين رو حسابرسان بايد نسبت به كفايت سيستم كنترل داخلي حقوق و دستمزد مطالبه نشده توجه ويژه داشته باشند . حسابرسان حساب حقوق و دستمزد مطالبه نشده را به دو منظور رسيدگي مي كنند :

·       مانده بستانكار این حساب معرف تمام حقوق و دستمزد مطالبه نشده در هر نوبت پرداخت است .

·       اقلام بدهكار اين حساب نشانه تنها پرداخت هاي مجاز به كاركنان ، پرداخت به صندوق دولت طبق مقررات يا برگشت مبالغ به حساب وجوه نقد عمومي شركت است .

4- سپرده هاي مشتريان :

بسیاری از مؤسسات خدمات عمومي و شركت هاي حمل و نقل نيز ممكن است به منظور تضمين دريافت وجه صورتحساب هاي خود يا برگشت صحيح تجهيزات قرض داده شده به مشتريان ، سپرده اي از مشتريان خود دريافت كنند . حسابرسان بايد روش‌هاي پذيرش و برگشت اين گونه سپرده ها را بررسي كنند و هرگونه نارسايي در سيستم كنترل داخلي مربوط را افشاء نمايند . به عنوان يك قاعده كلي ، حسابرسان معمولاً اقدام به دريافت تأييديه مستقيم براي سپرده‌ها نمي‌كنند . اما دريافت تأييديه در مواردي كه مبالغ سپرده ها ، عمده است يا سيستم كنترل داخلي ضعيف و نارسا مي‌باشد ، اقدامي مفيد است .

 

5- هزينه هاي تحقق يافته پرداخت نشده :

بیشتر هزينه هاي تحقق يافته پرداخت نشده ، معرف تعهدات كالا و خدمات دريافتي پيش از تاريخ ترازنامه است كه در دوره بعد بايد پرداخت شود . انواع هزینه های تحقق یافته پرداخت نشده عبارتند از :

·       عوارض و ماليات مستغلات :

عوارض و ماليات‌هاي مستغلات از لحاظ تعدد پرداخت طي دوره اندك بوده ، اما از لحاظ مبلغ عمده مي باشند . از اين رو تجزيه و تحليل كليه عوارض و ماليات هاي مستغلات طي سال در كاربرگ‌هاي حسابرسي درج مي شود . پرداخت عوارض و ماليات ها بايد با بازرسي برگ‌هاي تشخيص صادر شده توسط مقامات ذيصلاح قانوني و مدارك پرداخت مربوط ، بازبيني گردد .

·       حقوق و دستمزد پرداختني :

ناخالص حقوق و دستمزد پرداختني تقريباً در تمام ترازنامه‌ها وجود دارد . درستي مبالغ ذخيره شده از لحاظ تعيين مجموع بدهي‌هاي شركت و همچنين مطابقت درآمد و هزينه‌ها حائز اهميت است . حسابرسان پرداخت‌هاي انجام شده در اولين نوبت پرداخت در دوره بعد را مورد بررسي قرار مي‌دهند تا از نبود حقوق و دستمزد پرداختني ثبت نشده درتاريخ ترازنامه اطمينان يابند .

·

·   

مثال  1– خرید نسیه کالا (خدمات) به مبلغ 200،000 ریال از شرکت یزدان در تاریخ 1395/12/16:

در این مرحله در سند  ثبت زیر انجام می‎شود:

حساب موجودی مواد و کالا/موجودی کالا                                                     200،000

         حساب‎ها و اسناد پرداختنی - حساب‎های پرداختنی تجاری – شرکت یزدان               200،000

مثال 2– پرداخت طلب شرکت یزدان طی وجه نقد و چک در تاریخ 1396/01/19:

در این مرحله شرکت آلفا مبلغ 30/000/000 ریال به حساب بانکی فروشنده واریز کرده و مبلغ 70/000/000 ریال طی دو فقره چک مدت دار به مبلغ 30/000/000 ریال به تاریخ 1396/01/25 و 40/000/000 ریال به تاریخ 1396/02/06 به صندوق‎دار شرکت یزدان ارائه داده است (پرداخت و صدور چک از حساب بانک صادرات خریدار انجام شده است). در سند تاریخ 1396/01/19 ثبت‎های زیر انجام می‎شود:

حساب‎ها و اسناد پرداختنی - حساب‎های پرداختنی تجاری – شرکت یزدان   100/000/000         

                      موجودی نقد و بانک – موجودی بانک‎ها – بانک صادرات               30/000/000

                      حساب‎ها و اسناد پرداختنی – اسناد پرداختنی – بانک صادرات           30/000/000      

                      حساب‎ها و اسناد پرداختنی – اسناد پرداختنی – بانک صادرات           40/000/000 

 

Introduction to Accounts Payable

Account payable is defined in Webster's New Universal Unabridged Dictionary as:

account payable, pl. accounts payable. a liability to a creditor, carried on open account, usually for purchases of goods and services. [1935-40]

When a company orders and receives goods (or services) in advance of paying for them, we say that the company is purchasing the goods on account or on credit. The supplier (or vendor) of the goods on credit is also referred to as a creditor. If the company receiving the goods does not sign a promissory note, the vendor's bill or invoice will be recorded by the company in its liability account Accounts Payable (or Trade Payables).

As is expected for a liability account, Accounts Payable will normally have a credit balance. Hence, when a vendor invoice is recorded, Accounts Payable will be credited and another account must be debited (as required by double-entry accounting). When an account payable is paid, Accounts Payable will be debited and Cash will be credited. Therefore, the credit balance in Accounts Payable should be equal to the amount of vendor invoices that have been recorded but have not yet been paid.

Under the accrual method of accounting, the company receiving goods or services on credit must report the liability no later than the date they were received. The same date is used to record the debit entry to an expense or asset account as appropriate. Hence, accountants say that under the accrual method of accounting expenses are reported when they are incurred (not when they are paid).

The term accounts payable can also refer to the person or staff that processes vendor invoices and pays the company's bills. That's why a supplier who hasn't received payment from a customer will phone and ask to speak with "accounts payable."

The accounts payable process involves reviewing an enormous amount of detail to ensure that only legitimate and accurate amounts are entered in the accounting system. Much of the information that needs to be reviewed will be found in the following documents:

  • purchase orders issued by the company
  • receiving reports issued by the company
  • invoices from the company's vendors
  • contracts and other agreements

The accuracy and completeness of a company's financial statements are dependent on the accounts payable process. A well-run accounts payable process will include:

  • the timely processing of accurate and legitimate vendor invoices,
  • accurate recording in the appropriate general ledger accounts, and
  • the accrual of obligations and expenses that have not yet been completely processed.

The efficiency and effectiveness of the accounts payable process will also affect the company's cash position, credit rating, and relationships with its suppliers.